5 checks para que tus reuniones sean productivas

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Dios. ¿Otra reunión de cinco horas? A ver, a ver quién hay en la convocatoria… bueno, toda la plantilla de ventas, todos los involucrados en marketing y lo mismo del departamento de comunicación, managers y directores de canal incluidos. Total, somos unos 30.

30 personas en una sala toda la mañana, provoca una serie de situaciones que rompen la
productividad y el ritmo:

  • Es imposible que todos participen activamente en el tema, que además no es fácil que atraiga por igual a esas 30 personas.
  • Hay tendencia a llevar móviles y portátiles, y consultarlos, por lo que la atención y aportación al tema, se reducen considerablemente.
  • Entradas y salidas al baño, llamadas urgentes, distracciones del tema, que interrumpen el ritmo y la atención bidireccional de los participantes.
  • Mover grupos grandes consume tiempo, y se tiende a la dispersión con mucha facilidad.

El coste de esta reunión que he usado de ejemplo ha sido fácilmente superior a 6.000€, pero para hacerte un repaso rápido, puedes calcular tu coste/hora/hombre. Y si ese ha sido el coste, ¿cuánto ha sido el lucro cesante?

Una reunión es una congregación de personas, y es una herramienta muy valiosa para tomar decisiones. Y que esas decisiones beneficien a la empresa.

Para tomar decisiones, hace falta información valiosa, por lo que las personas que acudan a la reunión deben estar preparadas para compartir esa información y también para asimilar la información de sus compañeros y producir valor para ayudar a tomar las decisiones oportunas; como bien sabéis esto ya supone trabajo anterior y posterior a la reunión.

Cortito y al pie, os dejo mis conclusiones y los criterios que aplico en mi trabajo en lo que refiere a las reuniones, por si os ayuda:

  1. Que la reunión sea corta y tenga bien definida el tema.
  2. Pocas personas convocadas, y decisivas.
  3. Sin móviles, ni portátiles. A reunirse.
  4. Plan de siguientes pasos bien definido en tareas, tiempo y responsabilidad.
  5. Acta por escrito para todos los responsables.

Por supuesto, todo lo que podamos aplicar de soft skills para calentar la reunión será tremendamente útil por mil razones, pero si además ya tienes la suerte de tener un ambiente cordial y feliz en tu trabajo, no es necesario hacer “esfuerzos” 🙂

Reflexión: Michael Porter´s Big Ideas

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Si estás en el mundillo del negocio, es raro que no hayas oído hablar de Michael Porter, gurú (no en sentido peyorativo) del marketing, catedrático de la Hardvard Business School (ahí es nada) y autor de numerosos libros de gestión empresarial acumulando éxito durante las últimas décadas. No necesita presentaciones (aunque yo soy bastante más nuevo en esto que la media).

Éste es un artículo de los más renombrados en las escuelas de negocio, donde se estudian sus teorías: https://www.fastcompany.com/42485/michael-porters-big-ideas

La noticia agrupa varios conceptos en torno a lo que es la estrategia, lo que los directivos piensan de ella, y cómo se ha gestionado en los últimos 30 (45) años en los entornos empresariales, incluyendo las grandes épocas de cambio y cambio a gran velocidad.

Si hay algo que parece estar claro en la opinión de Porter es que la estrategia es base fundamental de la toma de decisiones de una empresa en un entorno de cambio.

A pesar de esto se deduce que, sin contradecir lo expuesto, a Porter le falta por definir la relación entre estrategia e identidad de una empresa; se puede entender con facilidad este aspecto cuando indica que una estrategia es una toma de decisiones y, por lo tanto, escoger un camino y no otro.

Una estrategia es una herramienta para llevar a cabo en términos de negocio el valor único diferencial que aporta la empresa al mercado (o clientes), y con ello la identidad de la empresa. La identidad de una empresa es algo único, sustancial, inimitable, y por supuesto, evolucionable, dentro de una dirección. Es la identidad lo que te ayuda a saber quién eres, qué eres, y quién no eres, qué no eres, y por lo tanto qué no haces. Tanto o más importante en la identidad es tener bien claro qué no eres como qué sí eres. Pueden imitarte el producto, pero no clonarte a ti.

En este sentido muchas empresas de referencia destacan sobre otras de forma inconfundible no sólo en cuanto a sus productos, servicios o sus costes (que pueden ser imitables por su competencia y más en un mercado globalizado), sino por una acumulación específica de valores de producto o servicios, que definen una identidad concreta. Esta identidad permite a la empresa tomar decisiones en los momentos de desafío.

Esta identidad, evoluciona con el tiempo en función de los entornos, pero los valores fundamentales permanecerán, y ayudarán a la empresa a subsistir a periodos complicados o agresiones de producto, precio, mercado o bolsillo de usuario, puesto que será base de la toma de decisiones. Estas variaciones o evoluciones se tomarán con mayor facilidad y acierto si están en sintonía con la dirección natural para la empresa.

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Aterrizando el concepto de identidad, puede establecerse como “conjunto de factores empresariales y humanos”, como por ejemplo el tipo de decisiones que se toman a nivel de riesgo y relación con el negocio troncal, con el concepto inicial de la empresa, el tipo de recursos materiales y humanos que emplean, la velocidad a la que piensan, su discurso de comunicación y su gestión de mercado, su papel entre los competidores y su espíritu de producto. Básicamente podría resumirse con ser fiel a la misión y a la visión, que si están bien definidas y son únicas y reconocibles tanto más fácil será para sus directores aplicar medidas estratégicas que muevan la empresa en la dirección adecuada.

Es cierto que la funcionalidad del “best practice” (ahorro de costes y mejora de productos) es un “must” en cualquier compañía para ser competitivo, y no es menos cierto que es la misma carrera que toman todas las empresas. Nada puede diferenciarla en ese sentido ¿Cómo proporcionamos valor añadido? ¿Cómo nos diferenciamos?

En los entornos laborales de hoy día, es complicado que suceda lo siguiente: tiempo para pensar. Pensar para producir de manera creativa decisiones que ayuden a la empresa. Para que esos pensamientos sean productivos, en el proceso mental creativo, hace falta tiempo de ejercicio mental y tiempo de reposo mental. Ésta es una de las razones por las que las empresas encuentran problemas para afrontar el futuro incluso a niveles operacionales base, ya no a niveles de top management.

En realidad, hay algo que no se puede imitar, y es esa identidad, que consta de numerosos factores empresariales, el más importante, las personas, que son las que toman decisiones (aparte de valores de producto o servicios y costes).

Al final, it´s all about people. Tal eres, tal te comportarás. Y esa es la ventaja competitiva que más se puede explotar y que más útil puede ser para diferenciarse.

 

¿En qué se parece el mercado al boxeo?

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El boxeo es un arte marcial muy poderoso.

Como sabemos, ha sido tratado en numerosas ocasiones en el cine con mucha teatralidad y pasión, con la esencia del enfrentamiento más visceral; pero no es mi intención emplear esta analogía desde el punto de vista de la combatividad y competitividad más evidente en el mercado frente a tus competidores o tus propuestas de solución.

Me gustaría enfocar esta comparación en algo en lo que normalmente no reparamos en muchas partes de nuestro día a día y nuestro trabajo.

¿Cuál es el músculo importante en el boxeo? ¿Es el bíceps?  ¿El deltoide?  También…, ¿cuál es realmente el golpe vencedor con el que mandaremos a la lona al rival?  ¿Es el  gancho o quizá el uppercut?

Desde mi punto de vista, la clave está en la finta. El boxeo es una técnica de estrategia y anticipación, de observación y engaño, más que de fuerza bruta.

Esa mezcla de habilidades nos hacen ganar ventaja, momento en el cual sí puede ser clave lanzar tu jugada, pero no llegarás a esa posición sólo lanzando upper cuts o ganchos al aire intentando doblegar al rival a la primera.

En este sentido, intento abrir un poco la visión sobre las posiciones relativamente cómodas en mercados estables, a los que puede llegar alguien nuevo, con ideas frescas, es decir con más cintura, observación, engaño, anticipación, … que pueden incluso dejar a los incumbentes totalmente fuera de sitio. ¿Se os ocurre algún ejemplo? A mí alguno que otro 🙂

De todos modos, no olvidéis a un maestro:

“Todo el mundo tiene un plan, hasta que le sueltas la primera hostia”. Inteligente, la verdad.

Acerca de la musa

¡Buenas! No sé cómo habrás llegado hasta aquí, pero te recomiendo recordarlo; entre otras cosas, porque supone un ejercicio mental valioso, y el cerebro es nuestro órgano más importante… merece la pena cuidarlo.

Por supuesto, bienvenido.

Si esperas encontrar aquí artículos súper documentados, curradísimos, con estadísticas interminables… no es el espíritu de la musa. La musa nos inspira, nos guía, se relaciona con nosotros. No quiero que tengas riesgo de “infoxicación” o de parálisis por análisis, simplemente es un receptáculo donde pongo mis pensamientos y mis reflexiones, que quiero compartir porque en cierta forma me parece que puede ser útil para ti.

¿Y por qué? Porque durante muchos años me dediqué a la formación, y me encantaba, me encantaba compartir mi experiencia y aprender de la ajena. Es como un chute de dopamina.

Todo cambia, hasta este blog. La vida, es cambio. Así que ya sabes. Yo me posiciono, pero mi posición es móvil.

Y por último, te animo a compartir pensamientos, experiencias, comentarios, críticas, que nos ayuden a ambos y al resto.

Gracias (siempre).