5 checks para que tus reuniones sean productivas

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Dios. ¿Otra reunión de cinco horas? A ver, a ver quién hay en la convocatoria… bueno, toda la plantilla de ventas, todos los involucrados en marketing y lo mismo del departamento de comunicación, managers y directores de canal incluidos. Total, somos unos 30.

30 personas en una sala toda la mañana, provoca una serie de situaciones que rompen la
productividad y el ritmo:

  • Es imposible que todos participen activamente en el tema, que además no es fácil que atraiga por igual a esas 30 personas.
  • Hay tendencia a llevar móviles y portátiles, y consultarlos, por lo que la atención y aportación al tema, se reducen considerablemente.
  • Entradas y salidas al baño, llamadas urgentes, distracciones del tema, que interrumpen el ritmo y la atención bidireccional de los participantes.
  • Mover grupos grandes consume tiempo, y se tiende a la dispersión con mucha facilidad.

El coste de esta reunión que he usado de ejemplo ha sido fácilmente superior a 6.000€, pero para hacerte un repaso rápido, puedes calcular tu coste/hora/hombre. Y si ese ha sido el coste, ¿cuánto ha sido el lucro cesante?

Una reunión es una congregación de personas, y es una herramienta muy valiosa para tomar decisiones. Y que esas decisiones beneficien a la empresa.

Para tomar decisiones, hace falta información valiosa, por lo que las personas que acudan a la reunión deben estar preparadas para compartir esa información y también para asimilar la información de sus compañeros y producir valor para ayudar a tomar las decisiones oportunas; como bien sabéis esto ya supone trabajo anterior y posterior a la reunión.

Cortito y al pie, os dejo mis conclusiones y los criterios que aplico en mi trabajo en lo que refiere a las reuniones, por si os ayuda:

  1. Que la reunión sea corta y tenga bien definida el tema.
  2. Pocas personas convocadas, y decisivas.
  3. Sin móviles, ni portátiles. A reunirse.
  4. Plan de siguientes pasos bien definido en tareas, tiempo y responsabilidad.
  5. Acta por escrito para todos los responsables.

Por supuesto, todo lo que podamos aplicar de soft skills para calentar la reunión será tremendamente útil por mil razones, pero si además ya tienes la suerte de tener un ambiente cordial y feliz en tu trabajo, no es necesario hacer “esfuerzos” 🙂